Як ми повинні себе вести, коли ведемо переговори

В нашому житті ми постійно мусимо вести переговори, як маленькі, так і великі. Ми ведемо переговори у сім’ї, на роботі, у суспільстві. Проведення переговорів вважається найважчим і найвідповідальнішим у роботі послів і керівників різних рівнів.

Відомий французький дипломат Жюль Камбон писав, що правила протоколу на теперішній час здаються деякою мірою старомодними. Але не дотримуватися їх так само було б дивним, як і те, коли б чоловік не скидав капелюха при вході до храму. По суті, не все так просто в цих, на перший погляд, дрібницях...

Отже, як ми повинні себе вести, коли ведемо переговори

Велике значення має пунктуальність. Вона вже давно перестала бути «ввічливістю королів», як говорили в старі часи. Пунктуальність потрібна всім, хоч, здається на перший погляд, це дрібниця. Наприклад, зустріч призначена на 10 годину ранку. Співрозмовник повинен так усе розрахувати, щоб до цього часу бути біля дверей самого кабінету, а не під’їжджати лише до будівлі. Це запізнення, хоч і на кілька хвилин, виглядатиме, як неповага до співрозмовника.

Важливо планувати переговори заздалегідь. Готуючись до бесіди, необхідно визначити коло питань, які бажано було б обговорити. Потім необхідно вивчити всі офіційні, документи, що є у відомстві (як свого відомства, так і іншої сторони).

Переглядаючи листування, слід звернути увагу на місця, які мають відмінність у думках сторін і на їх аргументацію, за допомогою якої підкріплюються різні точки зору. Так буде знайдено і підготовлено нові висновки і доведення на користь своєї позиції. А це примусить співрозмовника змінити його попередні погляди.

Дуже важливо навчитися «відчувати» час. Відчуття часу особливо потрібне, коли під час переговорів пропонується обговорити декілька питань. Слід бути готовим до того, що доведеться окремі неосновні питання з намічених до обговорення перенести на наступну зустріч. Тому переговори мудро було б почати з найбільш важливого і термінового питання. Ідучи на зустріч або ж приймаючи когось, треба мати по можливості повне уявлення про співрозмовника. Непогано б знати особисті інтереси.

У переговорах кожне слово повинне бути продуманим і сказаним по суті. Особливого значення набувають слова при виникненні конфліктних ситуацій. Непродумане слово може ускладнити ситуацію.

Розробити тактику розмови потрібно так, щоб у відповідь другої сторони наступним був не менш важливий крок.

Досвідчений керівник, викладаючи свою позицію і спухаючи співрозмовника, постарається знайти те позитивне, що може стати в подальшому основою для зближення точок зору.

При конфліктній ситуації потрібно завжди відшукувати те, що об’єднує сторони. Добре було б знаходити «точки об’єднання» у юридичній сфері. Під час переговорів все може бути, можуть бути негативні результати. Але вміло проведені переговори не вважатимуться основою для погіршення відносин. Буває іноді, що така розмова відкриє можливість побачити, в чому суть проблеми. В розмові виявлятиметься можливість, як усунути малі проблеми, щоб потім вирішити великі.

Спокійний, виважений тон, упевнений, продуманий підхід до позицій співрозмовника, поміркована манера ведення розмови – це сприяє не тільки вирішенню питання,  але й зближує співрозмовників у їхніх позиціях.

Не можна квапитися, коли після перших невдалих переговорів співрозмовник поспішає зробити висновки про партнера. З приводу цього можуть бути різні ситуації. Для вирішення того чи іншого питання ви можете почути різні думки. Тому ви повинні ставитися до них обережно. Завжди потрібно «відчувати» і мати свій свіжий погляд. Тому що потім, після розмови, виявляться такі риси, які інші не побачили або ж неправильно зрозуміли.

Переговори потребують зібраності, самодисципліни. Імпровізація в переговорах допускається тоді, коли вона іде не на шкоду основній меті й за наміченим планом.

Зібраність особливо потрібна тоді, коли співрозмовник говорить з «підтекстом». Шляхом додаткових запитань, реплік необхідно співрозмовника мовби «примусити» розкрити цей «підтекст». Яка б ситуація не виникала, які б складні переговори не були, потрібно розмову вести спокійно, не підвищувати голосу і не показувати свого незадоволення навіть тоді, коли є для цього підстави. Етикет передбачає, що слід терпляче і не перебиваючи співрозмовника вислухати все до кінця, навіть у тому разі, коли говорить він неприємні і неприпустимі речі.

Потім також спокійно і, якщо це диктується обставиною, ґрунтовно відповісти позитивно або ж заперечити висловлене співрозмовником.

Гарячкувати і поспішати — це найгірше, що може бути під час переговорів. Навіть тоді, коли це неможливо витримати. Повне володіння собою, спокійна манера і впевнена мова — це зовсім по-іншому впливає на співрозмовника, ніж гаряча і неспокійна розмова. У конфлікт-них ситуаціях треба вміти виділити головне, а всі дрібниці відкидати, і слід давати відповідь на головне питання. Перед тим як сісти за стіл переговорів з цього приводу, необхідно все вияснити і прорахувати для себе чітко.

Ввічливість, коректність не зашкодить, щоб уточнити навіть найдавніші питання обговорюваної проблеми. Оскільки дрібниць на переговорах не буває — найменша дрібниця може перерости у велику проблему.

Щоб зробити свою позицію переконливою і певною, треба підкріпити її фактами. Але ці факти повинні бути офіційними. Нерідко буває так, що тому ж самому фактові може бути дана неправильна інтерпретація. Тут до речі і вміння переконати співрозмовника у правильності своєї позиції. Інколи виникає необхідність ухилятися від відповіді. Буває так, що до цього питання звертається більше, ніж потрібно. Але слід дати таку мудру відповідь, щоб співрозмовник не відчув у ній якийсь неприємний натяк.

Ви — офіційна особа, і використовувати в переговорах формулювання в неофіційному, «особистому» плані не слід. Але коли співрозмовник говорить про це, то воно має сприйматися як інформація, що несе довірливий характер, і співрозмовник не хоче, щоб вона була розголошена. На це потрібно зважати, щоб не втратити довіри співрозмовника і своєї честі.

Всі ці речі, звичайно, торкаються найзагальніших положень, але кожний керівник у силу своїх особистих якостей і можливостей досвіду відпрацьовує і виробляє свою, властиву тільки йому манеру ведення переговорів.